Предаване на имота: протокол и снимки при нанасяне

Приемо-предавателният протокол описва състоянието на имота в деня, в който наемателят получава ключовете: показанията на уредите, ключовете, състоянието на всяко помещение, описа на обзавеждането и два подписа. Този документ решава кой какво плаща в края на наема. Затова го пишете за огледа след единадесет месеца, когато наемът е изтекъл и трябва да решите какво става с депозита, а не за днешната среща в имота.

Какво трябва да съдържа приемо-предавателният протокол при наем

В протокола влизат имотът и страните, датата и часът на предаването, показанията на уредите, ключовете и средствата за достъп, състоянието на всяко помещение, описът на обзавеждането, намерените дефекти и подписите на двете страни.

Осемте точки и правилото, което прави всяка от тях полезна по-късно:

• Страни и имот. Пълните имена на двете страни и точният адрес с етаж и номер на апартамента. Адрес без номер на апартамент не сочи към конкретно жилище, когато после сравнявате протокола със сметка или с договора за наем.
• Дата и час. И двете, не само датата. Когато предаването и нанасянето са в един и същи ден, часът разделя това, което наемателят е заварил, от щетите при пренасянето на багажа.
• Показания на уредите. Винаги с номера на уреда. Показание без номер не може да се сравни с конкретна сметка.
• Ключове и средства за достъп. Пишете колко са по вид и какво отваря всеки. Ключовете, записани само с брой, се оспорват най-често.
• Състояние, помещение по помещение. Всяко помещение има свой запис, включително тези, в които няма нищо нередно. Липсва ли записът, по-късно всяка от страните може да твърди, че помещението изобщо не е оглеждано.
• Опис на обзавеждането. Всяка вещ с количество и с помещението, в което стои. За всичко, което има двигател или нагревател, се добавя и проверено работно състояние.
• Дефекти към предаването. Изчерпателен списък. Смисълът му не е да опише щетите, а да определи какво е било изправно.
• Снимки. Изброени с номерата им в самия протокол, за да не могат текстът и снимките да се представят поотделно.

Последната точка е тази, която собствениците пропускат. Когато снимките останат само в телефона, протоколът остава без доказателства и това излиза наяве точно когато доказателствата потрябват.

Впишете протокола като номерирано приложение към договора за наем, за да вървят двата документа винаги заедно. Предаването е последната стъпка от отдаването и идва, след като имотът е обявен, наемателят е проверен и договорът е подписан. Всички стъпки преди него са описани в ръководството как да отдадете апартамент под наем.

Как да опишете състоянието на помещенията, така че записът да върши работа и след година

За всяко помещение пишете за кой предмет или коя повърхност става дума, къде се намира, какъв е дефектът и колко голям е. „В добро състояние“ и „лек износ“ не решават нищо в края на наема.

Всеки запис има четири части: помещението, предметът и мястото му, дефектът и номерът на снимката.

Три записа в двата варианта:

• Слабо: „Кухня, в добро състояние.“ Полезно: кухня, плот вляво от мивката, следа от изгаряне с диаметър около 3 см, тъмнокафява, близо до предния ръб, снимка 14.
• Слабо: „Паркетът е поизносен.“ Полезно: дневна, паркет по линията към балконската врата, две драскотини с дължина около 15 см, лакът е цял, снимка 8.
• Слабо: „Банята е наред.“ Полезно: баня, силиконът по ръба на ваната е пожълтял по цялата дължина, но не е отлепен; смесителят пуска вода, в основата му няма теч, снимка 21.

Помещенията без забележки също получават ред: „без видими дефекти към датата на предаване“. Празното място не значи, че всичко е било наред, а само че никой не е записал нищо, и по-късно всяка от страните може да твърди, че помещението не е оглеждано.

Не вписвайте изводи. „Наемателят ще внимава“ и „нормално за възрастта на имота“ са мнения, а мнението в протокола е първото, което другата страна оспорва.

Как да снимате имота при нанасяне, за да служат снимките като доказателство

Снимайте всяко помещение първо общо, после отблизо всеки дефект и слагайте предмет за мащаб в кадъра. Запазете оригиналните файлове необработени и номерирайте снимките, за да отговаря всяка на конкретен ред в протокола.

Кадрите за всяко помещение:

• Два общи кадъра от противоположните ъгли, от височината на очите, така че да се застъпят и заедно да покрият стаята.
• Подът, на части, включително под и зад мебелите, които остават в имота.
• Ъглите на тавана и стената около всеки прозорец. Там излиза влагата и точно там никой не снима.
• Всяка стена, на която ще се закачи нещо: рафт, стойка за телевизор, гардероб.
• Всеки дефект отблизо, с монета или рулетка до него. Кадър без мащаб показва, че следата съществува, но не и колко голяма е била.
• Всеки уред отвътре, ако се отваря: барабанът на пералнята, фурната, хладилникът.

Пазете файловете така, както са излезли от телефона или фотоапарата. Изрязаната или изсветлена снимка веднага повдига въпроса какво е останало извън кадъра, а този въпрос не е нужно да е основателен, за да загубите спора. Не обработвайте нищо, не изтривайте нищо и запазете всички снимки, включително неуспелите.

Видеозаписът от обиколката допълва снимките, но не ги заменя. По видеото се вижда добре дали е обходено всичко, а детайлите се виждат зле, и редът в протокола не може да посочи момент от видеото така, както посочва снимка номер 14.

Номерирайте снимките и впишете номерата в редовете на протокола. Ако на място не става, направете го същата вечер. След два дни деветдесет снимки на три еднакви бели стаи вече никой не може да ги подреди надеждно.

Как се записват показанията на уредите, ключовете и кодовете за достъп

Всеки уред се записва с номера си и с показанието към датата на предаване. Ключовете, чиповете, дистанционните и кодовете се изброяват по брой и по това какво отваря всеки, и се отбелязва дали някой друг има копие.

За уредите: номер, показание и снимка на дисплея, номерирана заедно с останалите. Номерът има значение, защото не е рядкост към един имот да има два водомера в различни шахти. Записвайте електромера, студената и топлата вода и отоплението, където се мерят отделно.

Ключовете са най-оспорваният ред в целия документ. Бройте ги по вид и пишете какво отваря всеки: входната врата на сградата, горната и долната брава на апартамента, пощенската кутия, мазето, гаража, чипа за асансьора. „Предадени 3 ключа“ в края на наема означава три ключа, за които никой не помни какво отварят.

Кодовете за достъп се записват на същото място: кодът на входа, кодът на алармата и всеки друг код, който давате на наемателя. Смени ли се код по време на наема, това се оформя като приложение с дата, а не като поправка върху подписания оригинал.

Остават копията, които не са у вас. Ако предишен наемател, съсед, човек, който чисти имота, или агенция може още да държи ключ и не можете да отчетете всяко копие, сменете бравата преди предаването и запишете новия брой. Смяната след това означава, че броят в подписания протокол е бил грешен още от първия ден.

Трябва ли да опишете щетите, които вече съществуват

Опишете съществуващите щети изцяло. Подробният списък не отслабва позицията на наемодателя, а я определя: всичко извън списъка е било изправно при предаването.

Тук собствениците се колебаят, защото дългият списък с дефекти звучи като признание, че имотът е в лошо състояние. Рискът всъщност е обратен. Краткият списък не ви струва нищо днес, а по-късно ви струва целия спор, защото отговорът на наемателя по всяка претенция е, че щетата я е имало и преди, а неясният протокол не може да го обори.

Разделяйте обичайното износване от щетите още докато пишете. Боята, избеляла за една година, протритото място пред дивана и следите около ключовете за осветление са нормално остаряване на имота. Пукнат панел, следа от изгаряне, откачена вратичка на шкаф и спрял уред са щети. Протоколът не е длъжен да реши кой плаща за износването, но е длъжен да опише началото достатъчно точно, за да не се смесят двете.

Дефект, който смятате да ремонтирате по време на наема, се записва както изглежда днес, плюс ред, че предстои ремонт. Готовият ремонт се прилага после, с дата и снимки. Протокол, написан така, сякаш ремонтът вече е направен, описва имот, който в деня на предаването не е съществувал.

Пишете и износването, и щетите по един и същи начин и отбелязвайте кое какво е. Ако разграничението се прави по-късно, върху неясен запис, се стига точно до спора, заради който изобщо описвате имота.

Описът на обзавеждането отделен документ ли е от протокола

Описът на обзавеждането може да е раздел в протокола или приложение към него, но задължително е подписан заедно с него. Изчезват точно отделните неподписани списъци.

За всяка вещ се пише какво е, колко броя, в кое помещение стои, в какво състояние е и модел или сериен номер, ако има видим. При два еднакви фотьойла в различни стаи задължително пишете кой къде стои, иначе претенцията за единия не важи за нито един от двата. Какво влиза във всеки ред и как се проверява всяка вещ е разгледано отделно в статията за описа на обзавеждането при отдаване под наем.

При уредите състоянието се проверява на място и това се отбелязва. Пуснете пералнята на кратка програма, включете фурната, проверете дали хладилникът изстудява и дали бойлерът дава топла вода. Запишете резултата: „пералнята изпълни кратка програма при предаването, без теч“. Ако състоянието само е вписано, без да е проверено, повредата след три седмици остава без установена причина и никой не може да каже дали уредът е работил в деня на предаването.

Запишете и какво нарочно остава извън описа. Препаратите в банята, започнатият чувал с въглища, мебелът в мазето, който е на наемодателя: всяко от тези неща или се предава, или не, и един ред за него спестява спора дали наемателят е имал право да го изхвърли.

Кой подписва протокола, в колко екземпляра и как се прилага към договора за наем

Двете страни подписват в деня на предаването, в два еднакви екземпляра, а протоколът се посочва като приложение към договора за наем. Снимките се изброяват с номерата им в протокола и се пазят заедно с подписаните екземпляри.

Подписвайте всяка страница, не само последната. В документ с един подпис накрая може да се добави или подмени страница, а такова възражение се прави без никакво усилие. Номерирайте страниците: „стр. 1 от 6“.

И двата екземпляра са оригинали и се подписват. Копието, дадено на наемателя, е по-слабото решение, а вторият оригинал се прави за минута.

Впишете приложението в самия договор с дата и номер, за да сочат двата документа един към друг: „Приемо-предавателен протокол от [дата], Приложение № 1 към настоящия договор“.

Когато наемателите са двама, подписват и двамата. Когато предаването се извършва от агенция от името на наемодателя, представителят подписва, а протоколът посочва в какво качество. Подпис без посочено качество е първото, което се поставя под въпрос, щом агенцията вече не участва.

Какво да направите, ако наемателят откаже да подпише или оспори запис

Ако наемателят откаже да подпише или оспори запис, не предавайте ключовете. Запишете несъгласието на отделен ред, договорете формулировка, приемлива и за двете страни, и подпишете това, което се получи.

• Оспорва се конкретен запис. Наемателят твърди, че драскотината е по-дълга от описаната или че следата изобщо не е дефект. Преформулирайте реда така, че да го приемат и двете страни, или добавете ред, в който пише, че записът се оспорва и как го описва всяка страна. Оспореният, но записан ред остава полезен. Изтритият заради спокойствието ред просто липсва.
• Подписването се отлага. „Ще го подпиша утре, като си донеса нещата.“ Дотогава наемателят вече е живял един ден в имота и за всеки дефект, открит след това, и двете страни имат по едно невинно обяснение.
• Пълен отказ. Случва се рядко и само по себе си ви казва нещо. Попитайте какво точно е неприемливо. Ако отговорът е, че никакъв документ не е нужен, вече знаете как ще изглежда краят на този наем.

Ключовете са единственото, което държите и което наемателят иска, и то само докато са у вас. Влезе ли вътре с ключовете, подписът върху протокола вече зависи от добрата му воля.

Ако съгласувана версия не се получи, отложете предаването, вместо да подписвате документ, който знаете, че е грешен. Протокол, подписан от двете страни, докато те се разминават за какво пише в него, е по-лош от липсващия, защото изглежда уреден.

Самото предаване стъпка по стъпка

Предаването върви в определен ред: първо уредите, после помещение по помещение със снимките, след това описът на обзавеждането, броенето на ключовете и кодовете, прочитането на попълнения протокол заедно, подписите и едва накрая предаването на ключовете.

1. Подгответе документа преди срещата. Попълнете предварително страните, адреса, имената на помещенията, списъка с вещите и номерацията на страниците, така че на място да остават само записите за състояние, показанията и броенето.
2. Отчетете уредите заедно. Номер, показание и снимка на дисплея, докато и двамата сте още на входа и нищо не е местено.
3. Обходете помещенията в един и същ ред всеки път. Едно помещение се завършва, преди да започне следващото: общите кадри, дефектите отблизо, после записът с номерата на снимките.
4. Минете описа на обзавеждането. Вещ по вещ, по реда на списъка, като уредите се включват и състоянието им се отбелязва като проверено.
5. Пребройте ключовете и запишете кодовете. Извадете всички ключове, пребройте ги заедно и запишете какво отваря всеки.
6. Прочетете попълнения протокол на глас с наемателя. Несъгласие, повдигнато сега, е промяна във формулировката. Същото несъгласие в края на наема е претенция.
7. Подпишете двата екземпляра и чак тогава предайте ключовете. Точно в този ред.

Отделете повече време, отколкото ви се струва нужно, особено за обзаведен имот и особено първия път. При набързо направено предаване се получава точно протоколът, който после никой не може да ползва.

Как протоколът при нанасяне се свързва с протокола при напускане

Протоколът при нанасяне върши работа само заедно с протокола при напускане, в който се сравняват същите помещения, същите предмети и същите снимки.

Спазвайте същата подредба и при двата огледа: същият ред на помещенията, същите имена на предметите, същите кадри, същото номериране. Ако при напускането същата стена е описана с други думи, сравнението се превръща в спор за терминология и разговорът за депозита започва от нула.

Поддържайте записа актуален през целия наем. Ремонт, сменен уред, допълнителен ключ, променен код: всяко от тези неща става приложение с дата, подписано или поне потвърдено писмено и прибрано при първоначалните документи. Протокол, верен в деня на предаването и непипнат цяла година, описва имот, който вече не съществува.

Точно тук повечето собственици губят записа си. В края на наема протоколът е прикачен файл в стар имейл, снимките са в галерията на телефона между осем хиляди други, а приложението за сменения бойлер е в чат. Нищо не е изтрито и нищо не се намира в десетте минути преди огледа при напускане.

Затова записът трябва да стои на едно място, свързан с имота, а не пръснат между телефона и имейла. За това служи управлението на щетите в Smarter Facility: щетите се документират със снимки и подробно описание, заявките за ремонт се завеждат и се следят, а по всеки имот остава пълна история, която се намира на същото място и след единадесет месеца.

Целият документ се проверява с един въпрос: след единадесет месеца, застанали в същата стая срещу наемател, който я помни другояче, записът ще реши ли спора, или ще започне разговор?