Календар на наемодателя: какво да правите всеки месец

Задълженията на наемодателя не приключват с подписването на договора. Част от тях се връщат всеки месец и опират до наема и сметките към сградата. Друга част идва веднъж годишно, около данъка и застраховката. Трета част изобщо не стои в календара, а я задейства събитие: сигнал за ремонт, нанасяне, напускане. Тук са подредени и трите: кога идва всяка задача и какъв документ оставя след себе си.

Първият месец минава лесно, защото всичко в него се вижда. Пропуските се събират към единадесетия месец. Дотогава са останали само задълженията, за които никой не праща напомняне: срок за деклариране, който настъпва тихо, застраховка, подновена автоматично по стара застрахователна сума, срок за предизвестие, който изтича, докато наемното отношение отвън изглежда съвсем нормално. Ако тепърва подреждате работата по имота, започнете от общото ръководство за управление на имот под наем.

Кои задължения се повтарят и кои приключват с подписа

Предаването на имота, договорът, депозитът и описът на обзавеждането се правят веднъж, в началото. Наемът, таксите към сградата, ремонтите, застраховката, данъкът и решението за подновяване се повтарят, докато имотът се отдава.

Затворете еднократните задачи съзнателно, за да спрат да ви занимават. Приемо-предавателният протокол със снимки се съставя при нанасянето и се вади отново чак при напускането. Договорът се подписва веднъж и се променя само с писмен анекс. Депозитът се взема веднъж и ще потрябва отново едва когато наемното отношение приключи. Описът на обзавеждането се прави веднъж и се пипа само ако внесете или изнесете вещи. Подробностите по самото предаване стоят в текста за протокола и снимките при нанасяне, а какво трябва да влезе в опис на обзавеждането, е разгледано в отделен текст.

Останалото върви по график. Наемът и таксите към етажната собственост се падат месечно. Данъкът и застраховката, веднъж годишно. Ремонтът, смяната на наемател и краят на срока не се планират, а просто се случват. Ако някое задължение не попада в нито една от трите групи, проверете дали сте го приключили, или просто сте спрели да мислите за него.

Какво да проверявате всеки месец

Месечната проверка има пет точки: постъпил ли е наемът в пълен размер, записано ли е плащането, платени ли са таксите към етажната собственост, отчетени ли са уредите и остана ли отворен сигнал за ремонт.

Правете я в един и същи ден всеки месец, два или три дни след падежа. Подредбата има значение, защото всяка стъпка подготвя следващата.

1. Проверете в банковата сметка дали е постъпила цялата сума. Частичното плащане е пропуснато плащане и изисква същата реакция като липсващото.
2. Запишете постъплението срещу месеца, който покрива. Записът съдържа дата, сума, период и платец. Извлечението доказва, че парите са преведени, но не и кой месец покриват.
3. Проверете таксите към етажната собственост за месеца и кой ги е платил. Ако договорът възлага месечната такса за поддръжка на наемателя, само потвърждавате плащането. Ако фондът за ремонт и обновяване е за ваша сметка, плащате го сами.
4. Отчетете или поискайте показанията на уредите, когато консумацията е за сметка на наемателя, и ги запишете към месеца. Показания, взети само при напускането, не се разпределят по периоди и спорната сметка остава без доказателства.
5. Отбележете кои сигнали от месеца още стоят отворени. Сигналът за ремонт без отговор най-лесно преминава от месец в месец, без някой да е решил, че така трябва.

Десет минути по един и същ ред приключват месеца. Пропуснете проверката три месеца подред и годината се превръща в папка с извлечения, която после възстановявате по памет точно там, където точността тежи най-много: в годишната данъчна декларация.

Какво да правите в месеца, в който наемът не постъпи

Реагирайте на непостъпил наем още същата седмица, а не следващия месец. Писмено напомняне на първия ден от забавата, официално уведомление, ако забавата продължи, и чак след това средствата, които договорът дава.

Повечето собственици изчакват, защото забавянията обикновено се уреждат сами и никой не иска да отваря конфликт заради четири дни. Мълчаливото изчакване обаче не оставя следа. Наемател, който за една година е платил единадесет пъти със закъснение, изглежда в документите точно като наемател, плащал навреме, освен ако не сте записали всяко закъснение тогава, когато се е случило.

• Първи ден от забавата. Кратко съобщение с въпрос кога ще постъпи плащането. Напишете го неутрално и го изпратете, вместо да се обаждате, защото разговорът не оставя нищо. Ако наемателят посочи дата, вече имате писмен ангажимент.
• Посочената дата, пропусната. Второ писмено съобщение, което се позовава на първото. Оттук нататък поведението е документирано, а не запомнено.
• Продължаващо неплащане. Официално уведомление във формата, която договорът изисква, изпратено по начина, който договорът изисква. Ако е записан начин на връчване, използвайте точно него. Уведомление, изпратено по друг начин, се оспорва после.
• Средствата. Какво следва нататък идва от договора и от закона. Депозитът обезпечава края на наемното отношение и не служи за месечно допълване. Преди да пристъпите към прекратяване или към претенция за лихва, питайте юрист какво ви дава конкретният договор.

Ако стигнете до прекратяване или до съд, ще ви трябват точно тези съобщения с датите им. Затова ги пишете, докато случаят тече, а не когато потрябват.

Кой ремонт е за сметка на наемодателя и колко бързо трябва да реагирате

Ремонтите, които поддържат имота годен за уговореното ползване, са за сметка на наемодателя. Повредите от начина на ползване остават за наемателя. На всеки сигнал отговаряйте в деня, в който го получите, независимо кой ще плати накрая.

Разделителният въпрос е дали повредата идва от възрастта и конструкцията, или от ползването. Три случая, в които отговорът наистина е труден:

• Бойлер, който отказва на единадесетата година. Тук решава възрастта, тоест плаща наемодателят, макар повредата да е настъпила при този наемател, а предишният да не е имал проблем.
• Запушен канал. Зависи от причината. Пропаднал участък от тръбата идва от възрастта, запушване от изхвърленото в мивката идва от ползването. Причината установява този, който отстранява повредата, затова запазете описанието на това, което е намерил.
• Увреден паркет под саксия. Тук решава ползването, тоест плаща наемателят, а въпросът се урежда със сравнение с приемо-предавателния протокол, вместо с абстрактен спор.

Скоростта на реакция е отделен въпрос от отговорността. Повреда, която прави имота неизползваем, например спряло отопление през зимата или липса на течаща вода, получава отговор същия ден, преди изобщо да сте решили за чия сметка е. Козметичният дефект изчаква следващото посещение. Отговорете бързо и решете за парите после, защото именно забавеният отговор превръща ремонта в спор.

Кои задължения идват веднъж годишно и кои на тримесечие

Годишните задачи са три: данъкът върху дохода от наем, подновяването на застраховката и решението какъв да бъде наемът през следващия срок. Към тях се добавя авансовият данък, който се внася през годината, а не наведнъж с декларацията.

• Данък върху дохода от наем. Срокът за подаване, формулярът и признатите разходи се променят през годините, затова ги сверете за конкретната година в НАП или при счетоводител, вместо да разчитате на миналогодишния си спомен. Каквото и да покаже проверката, нужното ви е едно и също: дванадесетте месечни записа за плащане и всичко, на което ще се позовете.
• Авансов данък през годината. Внася се на части, преди годишната декларация. Кои периоди носят плащане и в какъв срок, вижте за текущата година пак в НАП.
• Когато наемателят е фирма. Юридическото лице може да има собствени задължения за удържане и деклариране, каквито наемателят като физическо лице няма, и това променя както сумата, която стига до вас, така и какво декларирате сами. Изяснете го със счетоводител в началото на наемното отношение, а не при подаването.
• Подновяване на застраховката. Датата е фиксирана в полицата. Проверете дали застрахователната сума още отговаря на това, което днес би струвало възстановяването, и дали полицата отразява, че имотът се отдава под наем. Ако застрахователят води имота като обитаван от собственика, при щета може да подходи различно.
• Решението за наема. Вземете го, преди да започнат последните три месеца от срока. Така цифрата е готова, когато условията тръгнат към наемателя.

Две неща свършете още днес, без да чакате нито един от тези срокове. Запишете годишните задачи в календара с напомняне месец по-рано, а не за самия ден. И дръжте дванадесетте месечни записа на едно място, докато тече годината. Тогава декларацията се сглобява, вместо да се възстановява.

Какво се задейства от събитие, а не от дата

Нанасянето, напускането, смяната на наемател и продажбата на имота водят след себе си отделен списък със задачи. Никое от тях не стои в календара, затова всяко се нуждае от писмен запис още същия ден.

• Нанасяне. Оставя приемо-предавателен протокол, снимки, опис на обзавеждането и начални показания.
• Напускане. Оставя същите четири документа втори път, сравнени с първите, и от сравнението излиза решението за депозита.
• Смяна на наемател. Ако един съквартирант си тръгне, а друг влезе, не оставяйте замяната неформална. Запишете писмено кой е страна по договора и от коя дата, иначе ще носите задължения към човек, чието име не стои в никакъв документ.
• Продажба. Купувачът получава договора, протокола, записа за депозита и историята на плащанията. Какво се случва с действащия наем след прехвърлянето, изяснете с юрист преди сделката, защото това се урежда и в самия договор за продажба.

И в четирите случая се обърква едно и също. Собственикът се справя със събитието, но не оставя нищо на хартия, защото то е дошло като разговор, а не като задача.

Какво да свършите три месеца преди изтичане на договора

Три месеца преди края на срока решете дали ще подновявате, при какъв наем и при какви условия. Отложите ли до последните седмици, изборът ви се свежда до това, което наемателят е готов да приеме.

Пребройте назад от крайната дата в договора:

• Три месеца преди. Решавате: подновяване или освобождаване. Ако освобождавате, обявата тръгва сега, а не след като наемателят изнесе багажа. Един празен месец ви струва цял месечен наем, а това надхвърля почти всяко договаряне за повишение.
• Два месеца преди. При подновяване дайте условията писмено: срок, наем, какво се променя. Наемател, който научава за по-висок наем две седмици преди края, го приема като ултиматум. Наемател с два месеца пред себе си го приема като решение.
• Срокът за предизвестие. Той е записан в договора и обикновено попада в същите три месеца. Извадете договора и вижте точната дата, защото след нея изборът ви се стеснява рязко.
• Един месец преди. Или анексът за подновяване е подписан, или напускането е насрочено с дата и час за протокола.

Подновяването е писмен анекс към съществуващия договор и описва какво се променя и какво остава. Когато двете страни се разберат по съобщения и никога не стигат до подписан документ, реалните условия на наема стават спорни първия път, когато потрябват. Ако наемателят остане в имота след крайната дата без ново споразумение, положението е несигурно и за двете страни, затова подпишете анекса преди датата, вместо да проверявате после какво важи.

Какъв документ оставя всяка задача в календара

Всяко повтарящо се задължение оставя по един документ: запис за плащане, писмен отговор на сигнал за ремонт, протокол, анекс за подновяване. Година по-късно доказвате документа, не действието.

Повечето собственици изпълняват задълженията си. Това, което не могат да направят година по-късно, е да покажат, че са ги изпълнили. Ремонт, уговорен по телефона и свършен същия ден, остава без доказателство. Наем, получен в брой без документ, се доказва само ако наемателят потвърди. И в двата случая работата е свършена и липсва единствено записът.

Ето кога идва всяка задача и какъв документ трябва да остане след нея:

• Получен наем, месечно. Запис за плащане с месец, сума и платец.
• Такси към етажната собственост, месечно. Доказателство за плащане и кой го е направил.
• Показания на уредите, месечно. Показание с дата, записано към месеца.
• Непостъпил наем, при събитие. Писменото напомняне и отговорът по него.
• Сигнал за ремонт, при събитие. Сигналът на наемателя и вашият писмен отговор.
• Извършен ремонт, при събитие. Фактура и описание на намерената повреда.
• Годишна декларация, годишно. Подадената декларация и записите зад нея.
• Подновяване на застраховка, годишно. Действащата полица.
• Подновяване или прекратяване, годишно. Подписан анекс, или протокол и уреден депозит.
• Нанасяне и напускане, при събитие. Протокол, снимки, опис, показания.

Колко дълго се пази всеки документ зависи от вида му, а за данъчните вижте конкретните срокове при счетоводител. Дотогава пазете всичко през целия срок на наемното отношение и след края му, а приемо-предавателния протокол не изхвърляйте, докато имотът е ваш.

Два навика вършат най-голямата част от работата. Пишете записа в момента на събитието, а не в края на месеца, защото грешките влизат при възстановяването по памет. И дръжте по една папка за имот, а не по една за календарна година, защото спорът е за наемно отношение, а то рядко се събира в една година.

Не е задължително всички тези срокове да стоят в главата ви. Напомнянията и известията в Smarter Facility изпращат сигнал по имейл и на телефона при закъсняло плащане, при нова заявка за поддръжка и преди изтичането или подновяването на договора, тоест точно при трите събития, за които иначе се сещате месец по-късно.